接电话的基本礼仪（10篇）
现在手机订房的热潮已经基本取代了现实订房的情况了，那么酒店前台接电话的礼仪该如何规范起来呢？以下内容是虎知道为您带来的10篇《接电话的基本礼仪》，如果能帮助到亲，我们的一切努力都是值得的。
办公室接听电话的礼仪 篇一
办公室接听电话基本要点：
1、铃不过三
在电话铃响三声之内接起电话，不要故意延迟，提起听筒后，不要和周围人闲聊。
电话铃响3遍之前就应接听，3遍后就应道歉：对不起，让你久等了。如果受话人正在做一件要紧的事情不能及时接听，代接的人应妥为解释。如果既不及时接电话，又不道歉，甚至极不耐烦，就是极不礼貌的行为。尽快接听电话会给对方留下好印象，让对方觉得自己被看重。
2、左手拿听筒、右手拿笔
办公室接听电话不想个人接听电话那么随意，在对方打过来电话的时候必须要做文字记录。
3、第一时间说出公司或者部门名称
在电话接通以后，主动向对方礼貌问好，并第一时间报出本公司或者部门的名称。例如：您好、这里是众卓企业管理咨询有限公司。
4、对方基本信息了解
确认对方的基本信息，包括对方公司、个人姓名、身份等。只有问清楚基本情况自己的工作才能顺利进展，如果没有问清楚来电者的身份，在转接过程中遇到问题时就很难解决 了，不但浪费时间而且还会影响到工作进展。
5、详细了解来电目的
了解清楚基本的来电者信息之后，就要对来电的目的做详细的了解，以便对该电话采取合适的解决方式。包括要问到：对方来电找谁？对方的事情是否可以代为转告？是否一定要找直接人接听？一般性的广告电话在问清楚之后就可以直接回绝，如果是公司有用的广告电话就可以记录，待需要的时候可以直接用。做大最大限度的灵活接听电话。
6、确认来电主要内容
在电话结束之前一定要和对方确认一次来电的主要内容，做到准确到位，防止记录错误或者少记。如果是见面会晤，那就要对会面的时间、地点、联系人、联系电话等各方面相关的信息核实清楚。
随时牢记5W1H技巧，所谓5W1H是指①When何时②Who何人③Where何地④What何事⑤Why为什么⑥How如何进行。在工作中这些资料都是十分重要的。对打电话和接电话具有相同的重要性。电话记录既要简洁又要完备，有赖于5W1H技巧。
7、礼貌道谢
电话结束一定要对对方进行礼貌的道谢，这也是基本的电话礼仪。来电者是客人，一定要尊重客人，千万不要表现出一种眼中无人的感觉。
8、让来电者先挂电话
不管是客户或者是找公司相关人的间接客户都要等着对方挂断电话之后再挂电话，不可啪的一下扔回原处，这极不礼貌。
如果这边快速的挂断电话，会让来电者感觉这边的人对他很不耐烦，会让对方心里不舒服的。所以在接听一个电话即将结束时，应该礼貌的请客户先挂电话，这样才算是一个完美的接听电话的结束。
办公室接听电话的礼仪 篇二
办公室电话礼仪常识：5W1H
所谓5W1H是指When何、Who何人、Where何、What何事、Why为什么、How如何进行。在工作中这些资料都是十分重要的。对打电话和接电话具有相同的重要性。电话记录既要简洁又要完备，有赖于5W1H技巧。
办公室接电话礼仪技巧5w1h介绍
who（对象）
who是指打电话的对象。通话的对象可能是总经理，也可能是普通的公司职员，因此，在电话开始时需要确认一下接电话者是不是所要找寻的人。
where（场所）
where是要确定与客户进行约会的具体地点。一般说来，由于很多公司只有一个电话线路，如果地点确定不下来，那么占线时间过久势必会影响公司的对外通话系统。因此，在打电话之前就应该大致选好约会的地点，通常可以选择在两公司之间的某个地方。
why（理由）
why是指打电话的理由。通过此次电话需要达到什么目的？这个电话是不是非打不可？这些都是需要在打电话之前考虑清楚的问题，因为打电话也需要占用工作时间，能节省则尽量节省。
what（内容）
what是指打电话所要传达的内容。为了使此次电话达到最大的绩效，工作人员应该事先准备好所要讲述的内容，并思考采用何种方式向接电话者传达信息，使之能够马上领会到打电话者的意图。要注意的是，电话的内容应该使客户产生宾至如归的感觉，为公司赢得良好的口碑。
接电话的对象不同，会涉及到不同礼貌用语的使用。但不管接听对象是谁，在选择对方称呼时都应该注意满足对方的优越感，以获得相应的回报。
when（时间）
when是要选择对方比较合适的时间进行通话。应该尽量避免在对方工作忙碌、例会、用餐、休息等时间段内打电话，这就需要在平时多注意收集详细的资料，建立客户档案，从而获得对方较高的认同度。
how（方法）
how所要考虑的是如何在电话中恰当表达的问题。如果原先约定是今天交货，但公司实在来不及的时候，就应该注意选择较妥善的说辞，让客户能够接纳；否则，简简单单的抱歉话语，很难让客户接受。
办公室电话礼仪常识：打电话的礼仪常识
打电话的礼仪
1、时间选择：和私人通话要选择效率高的时间，晚上10点后，早上7点之前不打电话，就餐的时候别打电话，节假日不要打电话。
2、空间选择： 私人电话最好在家里打，工作电话在单位打。不乱用单位电话谈私事，不在公众场所打电话。
3、喜悦的心情：打电话时我们要保持良好的心情，这样即使对方看不见你，但是从欢快的语调中也会被你感染，给对方留下极佳的印象，由于面部表情会影响声音的变化，所以即使在电话中，也要抱着"对方看着我"的心态去应对。
4、打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食，即使是懒散的姿势对方也能够 "听"得出来。如果你打电话的时候，弯着腰躺在椅子上，对方听你的声音就是懒散的，无精打采的，若坐姿端正，所发出的声音也会亲切悦耳，充满活力。因此打电话时，即使看不见对方，也要当作对方就在眼前，尽可能注意自己的姿势。
5、通话时长：宜短不宜长。长话短说，废话不说。把最重要的事放在前面，自我介绍开头。
6、打错电话要主动道歉，发短信祝福最好带署名。
办公室电话礼仪常识：社交礼仪中接打电话的诀窍
电话已成为日常交际不可或缺的通讯工具，因此学会接打电话的礼仪在我们日常交际中是非常重要的，打电话要选择适当的时间，查清号码拨号，接听电话时认真倾听等都是良好社交礼仪的表现。
一 打电话礼仪：
1做好打电话前的准备：做好思想准备、精神饱满；要考虑好通话的大致内容，如怕打电话时遗漏，那么记下主要内容以备忘；在电话机旁要有记录的笔和纸。
2电话拨通后，应先说“您好”，问对方：是某单位和个人。得到明确答复后，再自报家门，报单位和你个人的名字。
3如对方帮你去找人听电话，此时，打电话的人应拿住话筒，不能放下话筒干别的事。
4告知“某不在”时，你不可“喀嚓”就挂断，而应说“谢谢，我过会儿再打”或“如方便，麻烦您转告”或“请告诉他回来后给我回个电话，我的电话号码是 ……”
5电话拨错了，应向对方表示歉意，“对不起，我打错了”，切不可无礼的就挂断电话。
6如要求对方对你的电话有所记录，应有耐心，别催问：“好了吗？”、“怎么这么慢！”
7打电话时，要口对话筒，说话声音不要太大也不要太小，说话要富于节奏，表达要清楚，简明扼要，吐字清晰，切忌说话矫揉造作，嗲声嗲气。
8给单位打电话时，应避开刚上班或快下班时间，因为接听电话的人不耐烦。居家打电话宜在中饭或晚饭或晚上的时间，但太晚或午睡的时间不宜。
9通话应简单明了，对重要内容可以扼要地向对方再叙述一遍，以求确认。
10不占用公司电话谈个人私事，更不允许在工作时间用电话与亲朋好友聊天。
11通话完毕，应友善地感谢对方：“打搅你了，对不起，谢谢您在百忙中接听我的电话”，或者“和您通话感到很高兴，谢谢您，再见”。
二 接电话的礼仪：
1一般铃声一响，就应及时接电话。如铃声响过四次再去接，就显得不礼貌，此时拿起电话，应说声“对不起，让您久等了。”
2一般拿起话筒后，应说“您好”
3再自我介绍，需要我帮忙吗？
4认真倾听对方的电话内容，听电话时，应说“是、好”等，让对方感到你在认真地听，不要轻易打断对方的说话。
5如对方不是找你，那么你应该礼貌的请对方“稍候”，如找不到听电话的人，你可以自动的提供一些帮助，“需要我转告吗？”
6如对方要求电话记录，应马上拿出纸和笔进行记录。电话记录：说来的电话(WHO)，打电话找谁(WHOM)，来电的内容(What)、来电的原因(Why)、来电提到的地点(Where)、时间(When)。
7电话完毕，应等对方挂机后在挂比较好，不要仓促的就挂断，甚至对方话音没落，就挂断。挂电话的声音不要太响，以免让人产生粗鲁无礼的感觉。
8碰到对方挂错电话时，态度要有礼貌，别说“乱打，怎么搞的。”
9接电话时，尽量不要干别的事，如中途有事，必须走开一下，那么时间也不应超过30秒。
礼貌礼仪知识― 拨打电话要注意什么
拨打电话要注意：
（1）时间
一般情况下，不要选择过早、过晚或对方休息的时间打电话。比如，工作电话应该选择在8点以后，如在国外应选择在9点以后。往办公室打电话，最好避开临下班的时间。因为这个时间如需要了解、研究或者对方急于下班，很可能得不到满意的答复。中午休息的时间，也不要给对方打电话。非特殊情况，不要在节日、假日、用餐时间和休息时间给对方打电话。半夜或清晨被电话吵醒，很容易引起对方的反感。打国际电话，首先要考虑对方国家的时差。如中国同美国时差12个小时，北京下午3点时却是美国人睡得正香的后半夜。如果忽视时差，把人从睡梦中惊醒是十分不礼貌的。
其次要把握好通话的时间长度。在正常的情况下，一次打电话的时间最好不要超过3分钟。这种做法，在国外叫做“打电话的3分钟原则”。要求打电话的一方要有很强的时间观念，抓住主题，在尽可能短的时间内表达自己的意思。因为时间过长，造成电话占线，会影响正常的通讯。要讲究效率，既节约自己的时间，也不要浪费他人的时间。
（2）内容
通讯内容要简明扼要，作到言简意赅，干脆利索，不要吞吞吐吐，东拉西扯，否则，既浪费了时间，又给对方留下了糟糕的印象。
（3）态度
通话过程中，打电话者要文明礼貌，态度热情诚恳。
①通话时要吐字清楚，语速、音量适中，语句简短，语气亲切，作到语言文明。在先向对方恭敬地道一声：“您好！”后，要主动的介绍单位的名称和自己的姓名，不要让对方去猜。结束通话前，要道一声：“谢谢！”“再见”。
②通话时要精力集中，嘴里千万不要嚼东西，也不要一边打电话，一边同旁人聊天，或一边打电话，一边兼作其它事，给对方心不在焉的感觉。
③打错电话时，要向对方道歉：“对不起”、“打扰您了”，等等。不可一言不发，挂断电话了事。通电话时忽然中断，按礼仪要求应由打电话方立即再拨，并向对方说明，不应等接电话一方把电话打过来。
④要注意举止、形象。打电话时，应站好或坐端正，举止得体。不可坐在桌角上或椅背上，也不可趴着、仰着、斜靠着或者双腿高架着。用电话要轻拿轻放。打电话时，姿势对方虽然不能看见，但不良姿势可以影响一个人的情绪和声音，使对方有所察觉。另外，在同事面前，也会有损自己的风度和形象。
办公室电话礼仪常识：接听电话的礼仪
（1）电话铃一响，应立即放下其他工作，及时接听电话。接电话有“铃响不过三”的说法，就是说接电话以铃响三次以内接听为宜。在工作和生活中，我们应注意遵守这一作法，而不要故意拖延时间。
（2）拿起话筒后，要主动问好并自报家门。问候对方是礼貌的表示；自报家门则是为了让对方验证一下，是否拨错了电话，找错了人。
（3）接听电话时，要积极呼应，态度热情友好，不要装腔作势，冷落对方。要专心致志，不要心不在焉，三心二意。电话结束时，要主动说：“再见”，做到客气有礼貌。接听电话时，如遇重要内容，要认真做好笔录。
（4）如果对方打错电话号码，要耐心向对方说明，不要不耐烦，甚至恶语相加。通话时电话中断，要等待对方再次拨进来，不要远离电话或者责备对方。
（5）在会晤重要客人或者会议期间有人打来电话，应向对方说明情况，表示歉意并约好时间，主动打电话过去。一旦约好给对方打电话，就要守约。
（6）按照电话礼仪的惯例，一般要由打电话者挂断电话。在对方没挂断电话时，接电话一方不应主动挂断。尤其在与位尊者和女士通电话时，一定要等对方挂上电话，以示对对方的尊重。
代接电话的礼仪要求是：
（1）接电话时，对方不是找自己，不要出口不快，拒绝对方代找他人的请求，应该问清楚找谁后，用手轻捂话筒，请要找的接话人接听电话。
（2）如果要找的人不在，需转达有关事项，代接电话的人一定要认真记录，重要事项待对方讲完之后，还应该重复一遍，以验证记录是否准确，同时将自己的姓名告诉对方，让对方放心。电话记录应包括通话者的姓名、单位、通话时间、内容、是否回电话，并应问清回电话的号码等内容。代接的电话要及时转告，不要耽误。
（3）问清楚对方的姓名和要办的事后，再告诉对方要找的人不在，这是很不礼貌的。因为这样很容易让人产生误会。会让对方感到，人在与不在取决于打电话的是谁和办什么事。
接电话的基本礼仪 篇三
1、我是×××公司×××部(室)×××，请问怎样称呼您
2、请帮我找某某同志。
3、您打错号码了，我是×××公司×××部(室)，……没关系。
4、我就是，请问您是哪一位……请讲。
5、对不起，我打错电话了。
6、您好！请问您是×××单位吗
7、某某同志不在，我能够替您转告吗（请您稍后再来电话好吗）
8、您好！那里是×××公司×××部(室)，请问您找谁
9、请问您有什么事（有什么能帮您）
10、再见！（与以下各项通用）
11、不用谢，这是我们应当做的。
12、对不起，这个问题……，请留下您的联系电话，我们会尽快给您答复好吗
13、对不起，这类业务请您向×××部（室)咨询，他们的号码是……。（某某同志不是这个电话号码，他(她）的电话号码是……）
14、您放心，我会尽力办好这件事。
办公室接听电话的礼仪 篇四
1、时刻保持微笑、声音清晰
在接听电弧中，一定要面带笑容，还要保持清晰明朗的声音。虽然笑容只能表现在脸上，但在你说话的声音里面是随时都能感觉到的。
声音要文雅有礼，以恳切之话语表达。亲切、温情的声音会使对方马上对我们产生良好的印象。如果绷着脸，声音会变得冷冰冰。
2、保持正确的姿势
接听电话过程中应该始终保持正确的姿势。一般情况下，当人的身体稍微下沉，丹田受到压迫时容易导致丹田的声音无法发出；大部分人讲话所使用的是胸腔，这样容易口干舌燥，如果运用丹田的声音，不但可以使声音具有磁性，而且不会伤害喉咙。因此，保持端坐的姿势，尤其不要趴在桌面边缘，这样可以使声音自然、流畅和动听。
如果接电话的时候，弯着腰躺在椅子上，对方听你的声音就是懒散的，无精打采的；若坐姿端正，身体挺直，所发出的`声音也会亲切悦耳，充满活力。因此打电话时，即使看不见对方，也要当作对方就在眼前，尽可能注意自己的姿势。
3、保持电话与嘴之间合适的距离
在接听电话时，应注意使嘴和话筒保持4厘米左右的距离；要把耳朵贴近话筒，仔细倾听对方的讲话。
办公室接听电话礼仪禁忌：
1、避免喂、喂或者你找谁开头。
2、在通话过程中，绝对不能吸烟、喝茶、吃零食，即使是懒散的姿势对方也能够听得出来。也不要同时与同事闲聊。
3、在通话结束时，不要先对方挂断电话。
4、不要直接大声的喊被找的人过来听电话，应该用手捂住听筒叫，或者让对方等等自己放下电话去叫过来。
5、禁止接电话的时候大声喧哗。
接电话的基本礼仪 篇五
接听电话的人虽然处于被动的位置，可是，也不能在礼仪规范上有所松懈。拨打电话过来的人可能是你的上级，可能是合作方，也可能是对你很有帮忙的友人，所以，受话人在接听电话时，要注意有礼和得体，不能随随便便。
当本人接听打给自我的电话时，应注意及时接听并谦和应对，无论对方地位尊卑，都要待人以礼。
1、及时接听
电话铃声响起，要立即停下自我手头的事，尽快接听。不要等铃声响过很久之后，才姗姗来迟或者让小孩子代接电话。一个人是否能及时接听电话，也可从一个侧面反映出他的待人接物的诚恳程度。
一般来说，在电话铃声响过三遍左右，拿起话筒比较适宜。“铃声可是三声”是一个原则，也是一种体谅拨打电话的人的态度，并且铃声响起很久不接电话，拨打电话的人也许会以为没有人接而挂断电话。如果接电话不及时，要道歉，向对方说“抱歉，让您久等了”。
2、谦和应对
在接电话时，首先要问候，然后自报家门，向对方说明自我是谁。向发话人问好，也有向发话人表示打来的电话有人接听的意思。自报家门是为了确认自我是否是发话人真正要通话的对象。
在私人住所接听电话时，为了安全起见，能够不必自报家门，或者只向对方确认一下电话号码来确定是否对方找对了人。即使对方错拨了电话，也不要勃然大怒，口出秽语，而要耐心解释。
在接听电话时，要聚精会神，认真领会对方的话，而不要心不在焉，甚至把话筒搁在一旁，任凭通话人“自言自语”而不顾。
3、分清主次
其一，电话铃声一旦响起，接电话就成为最紧急的事情，其他事情都能够先放一边。接听电话时，不要再与旁人交谈或者看文件、吃东西、看电视、听广播等。即使是电话铃声响起的时候你忙着别的事，在接听电话时也不要向打电话来的人说电话来得不是时候。
其二，有时候确实有无法分身的情景，比如自我正在会晤重要的客人或者在会议中间，不宜与来电话的人深谈，此时能够向来电话的人简单说明原因，表示歉意，并主动约一个具体的双方都方便的时间，由自我主动打电话过去。一般来说，在这种情景下，不应让对方再打过来一次，而应由自我主动打过去，尤其是在对方打长途电话的情形中。约好了下次通话的时间，就要遵守约定，按时打过去，并向对方再次表示歉意。
其三，如果在接听电话的时候，适逢另一个电话打了进来，切忌不要中断通话，而要向来电话的人说明原因，要他不要挂断电话，稍等片刻。去接另一个电话的时候，接通之后也要请对方稍候片刻或者请他过一会儿再打进来，或者自我过一会儿再打过去。等对方理解之后，再继续方才正接听的电话。
接电话的基本礼仪 篇六
1、铃响可是3声
打电话要注意“通话3分钟”原则，而接听电话则要遵循“铃响可是3声”原则。迅速及时接听电话，尤其是有约在先的电话。约好通话而不接是严重的失礼行为。若长时间无人接电话，或让对方久等是很不礼貌的倘若电话铃声响到五六声以上才接，接电话的人应当首先向对方致歉：“抱歉！让您久等了！”
2、了解来电话的目的
公司的每个电话都十分重要，不可敷衍，即使对方要找的人不在，切忌只说“不在”就把电话挂了。如果受话人确实很忙，又想与之接洽，能够请对方过些时候再打，或者等受话人打去电话。
接电话时也要尽可能问清事由，避免误事。我们首先应了解对方来电的目的，如自我无法处理，也应认真记录下来。电话记录既要简洁又要完备，可牢记5WIH技巧，即When何时、Who何人、Where何地、What何事、Why为什么、How如何进行，以此保留重要的通话资料。这样不仅仅不会误事并且会赢得对方的好感。
电话不仅仅是传递信息的沟通工具，还会体现通话者个人的修养和素质，无论是打电话还是接电话，我们都应做到语调热情、大方自然、声量适中、表达清楚、简明扼要、礼貌礼貌。
接电话的基本礼仪 篇七
在接电话时切忌使用“说！”“讲！”。
说讲是一种命令式的`方式，即难让人理解，又不礼貌。有的人在接听电话时，一接起电话立刻说:“说”或“讲”，或者多加一两个字“听到，说！”
这种行为在公司、企业内部也许还能够理解，由于某种原因工作繁忙，时间紧张，没有太多的时间应对电话，期望对方直截了当，别浪费时间。但这种硬邦邦的电话接听方式显得过于粗鲁无礼，有一种盛气凌人的气势，好像是摆架子。给人的感觉是“有什么话快说，老子没空和你在电话里啰嗦！
有的人对这样的电话应答方式也懒得再“说”，干脆一声不吭将电话挂了。本来还想联系一些业务或者供给一些信息，一听他这口气就不舒服，说了等于白说，这种人懒得理他。
大家每个人都期望别人以礼相待，有谁愿意同不懂得礼貌的人打交道呢所以，在接听电话时，必须要注意应有的礼貌。
办公室接听电话的礼仪 篇八
办公秘书的对外形象代表了公司的形象。在日常工作中，掌握了接听电话的礼仪，让对方在您亲切的话语中心平气和地谈事情，通话结束后，对方会对您公司有极佳的印象。
通话时声音不宜太大，让对方听得清楚就可以，否则对方会感觉不舒服，而且也会影响到办公室里其他人的工作。
接起电话时首先应自报单位名称及所属部门。
接听电话时，要询问对方单位名称及所属部门，接转电话时为指定受话人提供便利。
当对方要找的人不在时，在不了解对方的动机、目的是什么时，请不要随便传话。未授权的情况下不要说出指定受话人的行踪。
当你正在通电话，又碰上客人来访时，原则上应先招待来访客人，此时应尽快和通话对方致歉，得到许可后挂断电话。不过，电话内容很重要而不能马上挂断时，应告知来访的客人稍等，然后继续通话。
在电话中传达事情时，应重复要点，对于数字、日期、时间等，应再次确认以免出错。
如果对方没有报上自己的姓名，而直接询问上司的去向，此时应客气而礼貌地询问："对不起，请问您是哪位？"
要转告正在接待客人的人有电话时，最好不要口头转达，可利用纸条传递口信，这样不仅可以避免泄露秘密，也可以避免由于打岔引起的尴尬和不悦。
听不清楚对方说话的内容时，最好不要犹豫，应立即将状况明确告知对方，请对方给予改善。
如果电话突然发生故障导致通话中断，此时务必换另外的电话再拨给对方，向对方解释清楚。
挂断电话前的礼貌不可忽视，要确定对方已挂断电话，才能放下听筒。
接电话的基本礼仪 篇九
1.调整心态，及时接听
电话铃响应及时接，办公室电话通常不超过三声。超过三声后，就应道歉:“对不起，让您久等了。”如果受话人不能及时接听，代接的人应代为解释。
当你拿起电话听筒的时候，必须要面带笑容。不要以为笑容只能表此刻脸上，他也会藏在声音里。
2.自报家门
拿起听筒后应先说“您好！”，在报出单位名称和部门或个人，一是对方清楚是否打对了电话。
3.确认对方
对方打来电话，一般会自我主动介绍或说明事由。如果对方没有介绍，或者你没有听清楚，就应当主动问:“请问您是哪位我能为您做什么”避免拿起电话听筒直接盘问:“喂！哪位？”这在对方听来，既陌生、疏远，又缺少人情味。
4.仔细倾听
（1）接听电话时，应注意使嘴和话筒坚持4厘米左右的距离；要把耳朵贴近话筒，仔细倾听对方的讲话。
（2）接听电话时，应中断其他交谈和事宜，切忌边说边笑、叼着香烟、嚼着东西接听。
（3）交谈过程中声音不宜过大或过小，要吐字清晰。
（4）在接听中应经常说一些“是”“好的”之类的话语，以使对方感到你在认真地倾听，不要轻易打断对方的话题。
5.做好记录
接听公务电话时，应当手持电话听筒，手持笔记录。般情景下你要记清楚:who（谁来的电话）、whom（打电话找谁）、whal（来电的资料）、why（来电的原因）、whe（来电提到的地点）when（来电中提到的时间）、how（如何处理）。
对于旅客的预订信息，记录完毕后，要求复述核对，并且不要忘记落实。
6.转接电话
如果电话是找其他人的，若对方我的人在旁边。你应说“请稍等。然后用手掩住话筒，轻声招呼受话人接电话。如果对方找的人不在，你应当告诉对方，并且询问是否需要留言，记下对方的姓名、电话或需要转达的事宜。
7.礼貌挂断电话
通话结束，应等对方放下电话后，用轻轻把话筒的放好不可“啪”的一下扔回原处，这极不礼貌。
接电话的基本礼仪 篇十
1.时间的选择
通常应根据受话人的工作时间、生活习惯选择拨打电话的时间，紧急事情除外。
(1）拨打电话般白天宜在早8点以后（节假日应在9点以后），晚间在22点以前，以免影响他人休息。
（2）不宜在中午休息或日三餐的常规时间打电话，以免影响别人休息或用餐。
（3）给单位拨打电话时应避开刚上班或快下班的时间。
（4）打公务电话，不要占用他人的私人时间，尤其是节假日时间。
（5）打电话前要搞清地区时差、各国工作时间和生活习惯差异。不要在休息日打电话谈生意，以免影响他人休息。即使客户已将家中的电话号码告诉你，也尽量不要在休息往家中打电话。
（6）非公务电话应避免在对方的通话高峰和业务繁忙的时间段内拨打。
2.拟好要点，再打电话
在拨打电话前要事先想好，拨打电话的目的是什么通话时怎样开头通话中要怎样说遭到拒绝怎样办对方不在怎样办一次电话该打多久，在打电话之前应先列提织纲，如怕遗漏，可拟出通话要点，理顺说话的顺序，备齐与通话资料有关的文件和资料。忌结结巴巴，这样既有损个人形象，也不礼貌。
打电话之前，还要核对所打的电话号码，以免打错，同时要调整好自我的情绪。
3.语言要礼貌、规范
电话接通以后，应先说“您好”，再询问对方单位或部门或个人，得到答复后再进行更进一步的交流。
4.研究对方处境
如电话交谈的资料较多，应询问对方是否方便。若对方时间不便，则应以商量的口吻和对方另约时间。
5.姿态端正，注意举止、表情
拨打电话时应注意姿态端正，面带微笑，嘴和话筒坚持4厘米左右的距离。不能把话筒夹在脖下或趴在桌子上，也不要趴着、仰着、坐在桌角上，更不要把双腿高架在桌子上。不要以笔代手去拨号。
6.掌握通话时间
打电话前拟好要点，再拨打电话，既能够使自我表达流畅、应对自如，也能够节俭通话时间，不要“煲电话粥”，通常次通话不应长于3分钟，即所谓的“3分钟原则”
7.拨错电话应致歉
拨错电话时应向对方致歉，勿直接挂断电话，没有任何解释。
8.请人转告时注意礼貌
受话人不在，请人转告时留言要简明，讲清楚自我的姓名、联系电话或再次联
9.礼貌挂断电话
通常打电话的一方应先结束话题。结束时要说些“打扰您了”“拜托您了”“多谢”“再见”等礼貌用语终止通话，轻放好话筒。不要用力一摔，这样会引起对方的不快，同时也是失礼的表现。
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